Privacyverklaring

  1. Inleiding

Om onze deelnemers zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, houdt Kinderkracht Hulpverlening een registratie bij van persoonlijke en medische gegevens. Deze registratie is wettelijk verplicht. Op de registratie is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze wet bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht in deze gegevens. In dit privacyreglement wordt beschreven hoe Kinderkracht Hulpverlening omgaat met de persoonsgegevens van de deelnemers.

 

  1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

Verwerkingsverantwoordelijke: Kinderkracht Hulpverlening, die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

  • Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 
  • Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.
  • Bestand: Een gestructureerde verzameling van persoonsgegevens die toegankelijk is volgens bepaalde criteria, ongeacht of deze verzameling gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze. 
  • Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, en die al dan niet wordt vertegenwoordigd door een wettelijk vertegenwoordiger.
  • Wettelijk vertegenwoordiger: Degene die het ouderlijk gezag over een minderjarige uitoefent of anderszins bevoegd is om namens de betrokkene op te treden.
  • Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, of de ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot persoonsgegevens.



  1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt om een zo efficiënt mogelijke opzet en/of continuering van de zorg mogelijk te maken. De verwerking is noodzakelijk voor:

  • De uitvoering van de zorgovereenkomst met de betrokkene.
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
  • Het beschermen van vitale belangen van de betrokkene.
  • Het behartigen van gerechtvaardigde belangen van Kinderkracht Hulpverlening, mits de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen.

  1. Toestemming voor informatie-uitwisseling

Er wordt geen informatie over deelnemers of medewerkers verstrekt aan derden of ingewonnen bij anderen zonder toestemming, tenzij een wettelijk voorschrift dat verplicht. Voor goede ondersteuning is het belangrijk hierover goede aanvullende afspraken te maken. Dit is vastgelegd in de zorgovereenkomst.

  1. Rechten van de betrokkene

Op grond van de AVG heeft de betrokkene de volgende rechten:

  • Recht op inzage: De betrokkene heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens Kinderkracht Hulpverlening van hem of haar verwerkt.
  • Recht op rectificatie: De betrokkene heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
  • Recht op gegevenswissing: De betrokkene heeft het recht om in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten wissen.
  • Recht op beperking van de verwerking: De betrokkene heeft het recht om in bepaalde gevallen de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: De betrokkene heeft het recht om de persoonsgegevens die hij of zij aan Kinderkracht Hulpverlening heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
  • Recht van bezwaar: De betrokkene heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.

Wanneer u gebruik wenst te maken van een van bovengenoemde rechten, kunt u een schriftelijk verzoek richten aan info@kinderkrachthulpverlening.nl.


  1. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden verwerkt, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om gegevens langer te bewaren. 

  • Wmo: 15 jaar
  • Jeugdwet en Wlz: 20 jaar
  • Personeels- en loonadministratie: 2 jaar na beëindiging van het dienstverband, tenzij relevante wetgeving een andere termijn voorschrijft.
  • Sollicitatiegegevens: 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven de gegevens gedurende 1 jaar na de sollicitatieprocedure te bewaren.

  1. Beveiliging van gegevens

Kinderkracht Hulpverlening neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Persoonsgegevens van deelnemers en medewerkers worden in een daartoe geschikte afsluitbare kast en digitaal zo bewaard dat onbevoegde derden hier geen toegang toe hebben. De digitale omgeving van Kinderkracht Hulpverlening is beveiligd met een wachtwoord. Er wordt gebruik gemaakt van Zilliz voor het ECD en EPD. Dit systeem is digitaal beveiligd. Tevens wordt er gebruik gemaakt van het PGB portaal.

  1. Toegang tot persoonlijke gegevens

Het dossier met persoonsgegevens is te allen tijde in te zien voor de geregistreerde en diens wettelijk vertegenwoordiger. Het digitale systeem en de dossiers zijn toegankelijk voor direct betrokken medewerkers van Kinderkracht Hulpverlening. Het betreft hier de zorgcoaches, persoonlijk begeleiders en/of ondersteunend medewerkers.

  1. Verwijdering of anonimiseren van de persoonsgegevens

De financiële administratie en de hierbij behorende gegevens worden 20 jaar na het beëindigen van de zorgovereenkomst vernietigd indien alle financiële verplichtingen zijn nagekomen. Het elektronisch cliëntdossier (ECD) wordt 20 jaar na beëindiging van de zorgovereenkomst vernietigd. Persoonsgegevens in het kader van personeels- en loonadministratie worden uiterlijk 2 jaren nadat het dienstverband of de werkzaamheden zijn beëindigd verwijderd, tenzij relevante wetgeving een andere termijn voorschrijft. Gegevens over sollicitanten worden verwijderd uiterlijk 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure, tenzij de betrokkene toestemming heeft gegeven de gegevens gedurende 1 jaar na de sollicitatieprocedure te bewaren.

  1. Geheimhoudingsplicht

Medewerkers van Kinderkracht Hulpverlening hebben een geheimhoudingsplicht. Dit wil zeggen dat informatie en kennis die de medewerker verkrijgt tijdens het werken met en voor de deelnemers van Kinderkracht Hulpverlening geheimgehouden moeten worden. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook bestaan na beëindiging van het dienstverband met Kinderkracht Hulpverlening.

  1. Meldingsplicht en register van datalekken en incidenten

Indien een datalek leidt tot een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, dan meldt Kinderkracht Hulpverlening dit per mail. Indien dit risico er niet is, spreekt men van een incident. Dit incident wordt wel vermeld in het register van datalekken en incidenten. In dit register wordt vermeld:

  • De feiten over het datalek of incident, zoals de oorzaak, wat er precies is gebeurd en om welke persoonsgegevens het gaat.
  • De gevolgen van het datalek of incident.
  • De corrigerende maatregelen die zijn genomen.
  • Melding aan betrokkenen/Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij of zij zich richten tot: 

  • De eigenaar van Kinderkracht Hulpverlening.
  • De klachtenregeling binnen Kinderkracht Hulpverlening.
  • De Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Uitgiftedatum: 14 mei 2025

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot dit privacyreglement kunt u contact opnemen via info@kinderkrachthulpverlening.nl.